運営 - 展示会期間中
- 展示会ブースの運営を計画する方法
- 来場者とのつながりをつくるには
- 来場者情報を収集・整理するには
ブースのデザイン・施工が完了すると、実際の運営段階に入ります。ここからは、完 成した空間を実際に活用し、来場者と直接対面しながら、商品を紹介したり、展示 会を通じてコミュニケーションを図ったりする段階です。
運営とは、単にブースでの活動を維持することではありません。展示会の期間を通 して、空間・人・コンテンツをどのように組み合わせて活用するかが重要です。最初 の接点をつくることから、来場者との関係を深め、情報を記録・収集することまで、 一つひとつの活動を企業の目的に合わせて適切に行う必要があります。
プラン
つながる
集める
1. 展示会ブースの運営を計画する方法
目的を明確にする
展示会の主な目的を明確にします。商品の紹介、新規顧客やビジネスパートナー の獲得、既存の関係の維持、または市場情報の収集などが考えられます。これらの 目的に基づいて、優先して対応すべき来場者層と、重点的に伝えるべき内容を明確 にします。
スタッフの役割を決める
来場者の受付・案内、商品の紹介、体験のサポート、詳細な商談や説明、情報の 記録など、それぞれの担当者を決めます。各メンバーが自分の役割と、必要に応じ てどのように連携するかを明確に理解しておくことが重要です。
ブースでの活動を準備する
パンフレット、名刺、筆記用具、飲料水、ノベルティ、インタラクティブな活動に必要 な備品など、必要な資料や物品を確認します。
柔軟に対応する
計画はあくまで基本的な指針であり、固定された台本ではありません。来場者数、 時間帯、ブースの実際の状況に応じて、スタッフの配置や対応方法を柔軟に調整 できるようにします。
2. 来場者とのつながりをつくるには
会話が始まった後は、来場者がさらに興味を持ってブースを見て回りたくなるような 体験をつくることが重要です。この段階では、単に注目を集めること以上に、どのよ うなコンテンツを用意し、ブース内をどのように構成・運営するかが重要な役割を果 たします。
視線を引きつける
展示会場に入ると、来場者は周囲のブースを見ながら会場内を移動しています。 そのため、スタッフが声をかける前の段階から、ブース自体が十分に明確な第一印 象を与えられることが重要です。
視線を引きつける要素は、ブースの形状や高さ、照明、色、グラフィック、展示商品、 ブランドメッセージなど、さまざまです。重要なのは、あらゆる手段でブースを目立た せることではなく、周囲の空間と比べて何が魅力なのかを来場者が直感的に認識 できるようにすることです。
接点をつくる
来場者の視線を引きつけた後は、さらに近づいてもらうための接点をつくることが 重要です。目的に応じて、注目商品、体験エリア、商品・サービスの紹介資料、ノベル ティ、インタラクティブなコンテンツなどが考えられます。
商品によっては、簡単な質問、短時間で楽しめるゲーム、ミニゲーム、チャレンジなど を取り入れることで、来場者が参加するきっかけをつくることができます。ただし、そ の活動はブランドや商品と関連性のある内容とし、参加を自然な会話へとつなげら れるようにすることが重要です。
関心を会話につなげる
来場者が足を止めた後は、スタッフが一方的に情報を伝えることだけに集中する のではなく、来場者の様子を観察し、質問をし、話を聞くことが重要です。そうするこ とで、来場者が何に関心を持っているのかを把握することができます。
その理解をもとに、すべての来場者に同じ対応をするのではなく、それぞれの関心 や状況に合わせて会話の内容や進め方を調整することができます。
適切な体験をつくる
すべての来場者に同じ方法で対応する必要はありません。概要を知りたい人もい れば、実際に商品を見たい人もいます。また、具体的なニーズを持つ来場者には、 適切な担当者とより詳しく話をする機会が必要になる場合もあります。
来場者のタイプに応じて対応方法を調整することで、より自然なコミュニケーション につながり、企業の目的にもより適した接客を行うことができます。
3. 来場者情報を収集・整理するには
展示会中の一つひとつの出会いや会話から、来場者のニーズ、関心のある分野、 今後のコミュニケーションにつながる可能性など、さまざまな情報を得ることができ ます。連絡先だけを記録していると、展示会終了後に、それぞれの出会いがどのよう なものだったのか、その背景を思い出すことが難しくなる場合があります。
情報収集の方法を適切に選ぶ
情報の記録は、会話が終わってから始めるのではなく、会話の中から必要な情報 を整理して記録することが重要です。連絡先だけでなく、関心のある分野、ニーズ、 話した商品、今後さらに確認・フォローが必要な内容なども記録しておくと役立ちま す。
展示会ごとのコミュニケーション方法や利用されているシステムに応じて、名刺、メ ール、QRコードの読み取り、または主催者が用意する来場者情報収集アプリなど を活用して情報を収集することができます。
一つひとつの出会いの背景を記録する
来場者数が増えると、連絡先だけでは、それぞれの出会いや会話の内容を思い 出すことが難しくなります。会話の中で得られた詳細な情報も記録しておくことで、 そのつながりをなぜフォローアップする価値があるのか、また今後どのように話を進 めていくべきかをチームで把握しやすくなります。
収集した情報を整理・集約する
情報の整理・集約は、必ずしも展示会が終了するまで待つ必要はありません。収 集した情報を分類・整理しておくことで、これまでのつながりを振り返りやすくなり、 それぞれの関心度を把握するとともに、今後のフォローアップに向けた対応を検討 しやすくなります。
このように、OPERATEは展示会が終了した時点で終わるものではありません。運 営の過程で生まれる、打ち合わせや会話、そして収集した情報などは、今後のつな がりをつくるための基盤となります。
展示会ブースは、目的の明確化や展示会前の準備から、デザイン、施工、運営、そし て展示会後の継続的なコミュニケーションまで、複数の段階がつながり合うことで 成り立っています。それぞれの段階には固有の役割がありますが、全体のプロセス から切り離して考えることはできません。
私たちも、展示会ブースの実施をこのように捉えています。完成した空間だけに焦 点を当てるのではなく、プロセス全体を見渡し、それぞれの要素が企業の目的に沿 って、適切かつ一貫性をもって実施されることを大切にしています。
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